Einführung des integrierten Campus Management Systems HISinOne

Die Einführung des integrierten Campus Management Systems (ICMS) ist eines der strategischen Organisationsentwicklungsprojekte mit IT-Bezug, welche im Jahr 2020 vom Präsidium im Rahmen der Digitalisierungsoffensive der TU Clausthal definiert wurden. Die TU Clausthal entschied sich bei der Wahl eines geeigneten ICMS für das IT-System HISinOne der HIS eG. In HISinOne werden die Kernprozesse von Hochschulen rund um das Campusmanagement von der Bewerbung bis zur Promotion auf einer gemeinsamen Datenbasis und einem integrierten Interface abgebildet. HISinOne ist ein barrierefreies, modernes und zukunftssicheres System mit offener Architektur und technischer Schnittstellen, welche deutlich einfachere Anbindungen an andere IT-Systeme der Universität ermöglichen. 

Das HISinOne-Modul EXA ist nach den Modulen APP und STU der dritte zentrale Bestandteil der HISinOne-Einführung an der TU Clausthal. Mit dem Modul EXA erreichen wir eine umfassende Digitalisierung und Optimierung der Prozesse im Prüfungs-, Veranstaltungs- und Studiengangsmanagement. Ein entscheidender Fortschritt liegt dabei in der Auflösung der bisherigen Trennung zwischen dem Veranstaltungsmanagement und dem Prüfungsmanagement, um ganzheitliche, effiziente Workflows zu schaffen. 

Im Bereich der Qualitätssicherung setzen wir neue Maßstäbe: Einheitliche Modulhandbücher werden künftig direkt im ICMS abgebildet und gepflegt, was eine konsistente Unterstützung für anstehende Akkreditierungen und Reakkreditierungen bietet. Parallel dazu treiben wir die Vernetzung der Systeme voran: Die bestehende digitale Studierendenakte (im Dokumentenmanagementsystem d.3) wird um eine digitale Prüfungsakte erweitert. Dies garantiert nicht nur eine höhere Transparenz und Rechtssicherheit, sondern steigert durch den hohen Digitalisierungsgrad auch nachhaltig die Attraktivität der TU Clausthal für unsere Studierenden.

Historie: 

Nach der Inbetriebnahme des Moduls für Bewerbungsmanagement (APP) im Dezember 2019 wurde das Projekt im April 2021 mit Einführung des Moduls STU neu ausgerichtet. Ziel dieser Neuausrichtung ist ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Prozessabläufe des Studierendenmanagements optimiert, auch über die reine IT-Ebene hinaus. Nach der STU-Produktivsetzung begann im Juli 2023 die EXA-Vorbereitung mit grundlegenden Prozessanalysen, Entwicklung der EXA-Einführungsstrategie, Aufstellen des Projektplans und der initialen Testmigrationen von Prüfungsordnungsstrukturen, Leistungs- und Veranstaltungsdaten. Bis zum offiziellen Kick-off des EXA-Projekts im September 2026 erfolgt eine detaillierte Soll-Konzeption der relevanten Prozessbereiche mittels BPMN. Parallel dazu findet die Ausarbeitung der digitalen Druckerzeugnisse für das operative Reporting in EXA statt. Die Produktivsetzung des Moduls EXA ist für das vierte Quartal 2029 geplant.